Hoe kan jij effectiever vergaderen?

Het verschil zit hem in 1 Pagina

Vind jij het ook heerlijk om met een grote groep te vergaderen waarbij iedereen wat wil zeggen, de groep de hele tijd afwijkt van het onderwerp en waar je uiteindelijk eindigt met het gevoel dat je zeker de helft van jouw tijd verspild hebt?

Stomme retorische vraag van mij natuurlijk, want niemand zit daar op te wachten. Echter is dit wel hoe het nu vaak gaat. Volgens een studie, uitgevoerd door Verizon, zijn vergaderingen namelijk de nummer 1 oorzaak voor tijdverspilling. De reden hiervoor is dat de meest meetings ongeorganiseerd zijn, geen duidelijk doel hebben en vaak afwijken van het onderwerp.

Napkins wil hier wat aan doen, want veel meetings zijn inefficiënt en ineffectief waardoor er veel tijd verspild wordt. En dat is zonde, want vergaderen is erg belangrijk. Door te vergaderen kun jij Bijvoorbeeld:

• Beslissingen maken met meerdere personen
• Oplossingen bedenken voor uitdagingen /problemen
• Relaties opbouwen met het team / de deelnemers van de vergadering
• Nieuwe ideeën creëren

Zoals je ziet zijn er genoeg belangrijke redenen om te vergaderen. Dus hoe zorgen we ervoor dat er minder tijd verspild wordt en dat vergaderingen effectief zijn?

Door te beginnen met een goede agenda.

Geïnspireerd door het artikel van Scott Hoover op Medium heb ik onderzocht hoe je effectief vergadert. Hoover geeft namelijk aan dat er een aantal kwaliteiten zijn die ervoor zorgen dat een meeting succesvol is, maar het kost veel tijd om deze goed te ontwikkelen, dus daar heb je bij jouw volgende vergadering weinig aan. Hoe kan je nú al een aanzienlijk verschil maken?

Scott zegt: “Door gebruik te maken van de One page rule.”

Wat is de One page Rule?

Het betekent in de basis dat je zorgt dat de agenda en de bijlagen die je toevoegt per topic nooit groter zijn dan 1 pagina. Scott geeft hier 5 stappen om een agenda te maken voor een goede meeting

Om te kijken of Scott gelijk heeft ben ik gaan kijken wat andere experts ervan zeggen.

Ook bij Skillsyouneed las ik dat de meeting agenda een van de belangrijkste documenten is voor een effectieve vergadering. Daarnaast gaven ook zij de tip om agenda en bijlagen tot 1 pagina per onderwerp te beperkten.

“Agendas should generally be short documents, ideally no more than one page. However, a brief explanatory note of every item, including what is likely to be discussed and what is out of scope, will help attendees to prepare better and support the chair in controlling the meeting.”

Het lijkt er dus op dat Scott gelijk heeft, maar ik wilde toch nóg een expert raadplegen. Zo vond ik dat ook de Harvard Business Review over dit onderwerp geschreven heeft. Roger Schwartz, een organisatiepsycholoog, schrijft dat slechte meetings vaak het gevolg zijn van geen of een slechte agenda.

Oké, de expert zijn het er dus over eens een slechte meeting start met een slechte agenda en daarmee legt een goede agenda dus de basis voor een goede vergadering.

Hoe maak je een goede meeting agenda?

Maar hoe maak jij dan een goede one page meeting agenda? Als we op de expertise van Roger Swartz mogen afgaan, zijn dit de belangrijkste punten.

• Begin altijd met de basis. Waar en wanneer is de meeting. En wie moet er bij zijn?
• Vertel waar de meeting over gaat en wanneer het een succes is.
• Vraag input van de deelnemers met beredenering waarom zij vinden dat het in de meeting besproken moet worden.
• Stel hierna jouw agenda-items op als vragen die beantwoord moeten worden tijdens de vergadering.
• Geef aan hoe lang een meeting moet duren en hoe lang een onderwerp duurt
• Stel een proces voor om aan te geven hoe de punten behandeld worden.
• Vertel hoe jij verwacht dat de deelnemers zich voorbereiden en geef de nodige informatie
• Geef aan wie een onderwerp leidt

Sta aan het eind van een vergadering altijd even stil met alle deelnemers hoe de vergadering ging. Neem hier 5 minuten voor, zeker wanneer je als team vaker met elkaar vergadert.

Wat je tijdens deze 5 minuten kunt vragen lees je Hier in het artikel van Roger Schwartz.

Zoals je ziet is het maken van een goede agenda niet zomaar gebeurd. Daarom hebben wij een template voor jou gemaakt. Door deze in te vullen, leg jij de basis voor een goede meeting. Weet je even niet wat je moet invullen? Geen probleem, we hebben in de agenda vragen gezet om je te helpen. Zo heb jij altijd een goede agenda en daardoor de basis voor een goede meeting.

Fijne vergadering 😊