Goede vergaderarrangementen, het verschil tussen succes en tijdverspilling

Boek jij veel vergaderingen Of vergader je niet zo vaak? En doe je dit dan altijd op dezelfde plek met hetzelfde vergader arrangement? Dit lijkt niet zo interessant, maar niks is minder waar. Dit kan namelijk het verschil maken tussen een succesvolle vergadering en een grote tijdverspilling.

Voor korte vergaderingen is het vaak niet zo spannend wat het vergaderarrangement je biedt. Het is van belang dat de ruimte goed is, alle technische faciliteiten er zijn en dat je goed geholpen wordt. Voor lange vergaderingen is het vergaderarrangement een stuk belangrijker. Een arrangement dat goed aansluit op wat jouw meeting nodig heeft kan een groot verschil maken. Het moet ervoor zorgen dat de deelnemers niet indutten, maar de gehele vergadering genoeg energie hebben. Dat is een arrangement waar je iets aan hebt.

Maar wat is dan een goed arrangement?

Iedere locatie biedt een breed scala aan vergaderarrangementen dus dan kan er toch geen standaard goed arrangement zijn?
Nee, er is geen standaard vergaderarrangement wat iedere locatie biedt. “Zou natuurlijk wel handig zijn, maar helaas”. Wat je wel kunt doen is kijken naar wat de deelnemers nodig hebben om te zorgen dat ze op en top gefocust blijven. Er zijn dan een aantal dingen van belang.

Zo is het goed om naast de vergaderruimte een plek te hebben om even pauze te nemen. Een zogenaamde “micropauze” zorgt ervoor dat jouw brein connecties kan maken die het tijdens zijn gefocuste staat niet zag. Ook zorgt het ervoor dat je na deze korte onderbreking je weer een stuk beter kunt focussen.

Wanneer we lang doorwerken, putten we het deel van onze hersenen uit dat ervoor zorgt dat we kritisch en creatief nadenken en problemen kunnen oplossen. Het voorste deel van je hersenen verbindt inzichten en ideeën die je hebt aan elkaar. Alle indrukken die je opdoet, hopen zich als het ware op. Pas op het moment dat je pauze neemt en even ontspant, krijgen je hersenen de tijd alles op een rijtje te zetten en nieuwe, creatieve verbanden te leggen. Marcia Goddard, neurowetenschapper

Zorg er ook voor dat er tijdens de pauze wat te eten is voor de deelnemers. Iets waardoor hun lichaam en brein weer energie krijgt. Vraag naar producten zoals: vis, ei, bosbessen, noten etc. in de onderstaande infographic zie je een mooi overzicht.

Deze zorgen ervoor dat de deelnemers op en top kunnen presteren. En als de vergadering echt lang duurt kan het heerlijk zijn om af te sluiten met een borrel. Zo kan iedereen nog even rustig na praten en even unwinden.

Dus in basis is het belangrijk om te zorgen dat de deelnemers ruimte en tijd hebben om hun brein de connecties te laten maken die ze eerst niet zagen. Genoeg en het juiste voedsel krijgen om te zorgen dat hun lichaam en hun hersenen de energie krijgen die ze nodig hebben en op het moment dat iedereen er klaar mee is ze de mogelijkheid krijgen om even met elkaar te unwinden met een lekkere borrel.

Een voorbeeld is ons Energizer arrangement

Ons Energizer arrangement is een voorbeeld hoe wij vinden dat een meeting van een hele dag eruit moet zien. Van ontvangst tot afsluiting is alles erop gericht dat de deelnemers aan de vergadering zo goed mogelijk kunnen presteren. Ik zal je even door een Energizer dag lopen.

Bij binnenkomst wort iedereen ontvangen met een heerlijke kop koffie of thee van onze Barista. Hierna begint de meeting in de vergaderruimte waar nog meer koffie, thee, water en fruit klaar staat. Na ongeveer 2 uur wordt de eerste micropauze gehouden. De deelnemers verlaten even de zaal en genieten in de lunchroom van een huisgemaakte brownie. Door de chocolade worden de hersenen weer geactiveerd tot aan de lunch.

Deze wordt geserveerd in de lunchroom op grote houten planken. De sandwiches zijn gemaakt van streekproducten die niet alleen lekker zijn maar, ook de hersenen een boost geven. Zo gebruiken we veel noten, kip, ei, avocado en zalm. Lees het artikel over brainfood om te leren waar dit door komt.

Na weer ongeveer 2 uur in de meeting gezeten te hebben zakt iedereen weer in. Tijd voor een micropauze, 5 minuten met een heerlijke brainbooster smoothie lossen dit op. Iedereen kan er tegenaan tot het einde. Hier kan dan gekozen worden om nog even met ze allen na te spreken onder het genot van wat drinken en een kleine borrelhap.

Zo heb je alles wat nodig is om te zorgen dat jij een productieve en succesvolle vergadering organiseert.

Wil jij een productieve vergadering?

Neem contact op om je door ons te laten ontzorgen. Jij verteld wat je wilt en wij zorgen ervoor dat je alles hebt om productief en succesvol te vergaderen.